Assitant(e) administratif(ve)
Date d'émission
1/12/2016
Type de fiche
métier
Famille de métier
5 - Administration, support
Typologie
Métiers connexes
Finalités du métier
L’assistant(e) administratif(ve) a en charge les tâches de gestion administrative et de secrétariat nécessaires au fonctionnement d’un pôle, d’un service ou d'un poste. Il ou elle apporte un soutien administratif à un responsable, un service ou à l’ensemble des salariés de la structure au plan du suivi des dossiers, des procédures administratives et comptables, de la logistique des réunions et des missions générales de l’établissement.
Il ou elle assure son travail selon la réglementation propre à l’établissement et les directives du service administratif.
Missions et activités principales
Assurer des tâches de secrétariat :
Gérer le courrier postal et électronique entrant et sortant général (enregistrement, ouverture, affectation, affranchissement), et peut répondre directement selon ses attributions,
Filtrer les appels téléphoniques,
Assurer le tri, le classement, la mise à jour des fichiers et bases de données, l’archivage des documents,
Assurer la frappe, la mise en forme et rédiger différents courriers,
Suivre les agendas et les plannings des rendez-vous, préparer et organiser les réunions et évènements liés au service (salle, invitations, etc.).
Intervenir en gestion administrative :
(Selon le mode de gouvernance et l’organisation du travail de la structure)
Assurer la gestion administrative des dossiers (RH, moyens généraux, dossiers administratifs, etc.), de l'instruction au suivi,
Répondre aux demandes des agents et suivre les dossiers internes,
Assurer la circulation de l’information en interne, notamment entre les différents services,
Participer à des réunions et en assumer leur compte-rendu et diffusion.
Activités repères
Missions et activités spécifiques
Peut être amené à :
Effectuer des déplacements pour des salons ou manifestations en lien avec le service concerné
Contribuer à la gestion administrative du personnel au plan de la saisie et du suivi de tableaux de bord (notes de frais, absences et congés, suivi des visites médicales)
Participer à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au bilan des activités (tableaux de bord, bilans, budget prévisionnel, etc.)
Actualiser et archiver les informations professionnelles et règlementaires
Spécialités métier :
L’assistant(e) administratif(ve) est polyvalent(e) et peut se spécialiser dans un ou plusieurs domaines d’activité en fonction du mode d’organisation et de la structure : finances (gestion des dossiers financiers), ressources humaines (gestion du personnel), formation (inscriptions, logistique), gestion logistique (spécifique à la tenue d’une activité boutique, à l’organisation d’évènements internes ou externes), ou enfin direction.